Comisión de Control de los Ficheros de INTERPOL
Normas de funcionamiento

1) Un miembro de la Comisión no podrá participar en modo alguno en el examen de un caso si pudiera interpretarse que dicho caso provoca un conflicto de intereses real o aparente, directo o indirecto, que pueda poner en entredicho la independencia o imparcialidad del miembro; esto es, si se dan las circunstancias siguientes:

a) si el miembro tiene un interés personal en el caso, por ejemplo por tener con una de las partes vínculos familiares (al ser cónyuge, padre/madre, u otro tipo de parentesco), personales, profesionales o de subordinación;

b) si el miembro ya ha participado de alguna manera en este caso, ya sea como consultor, abogado o asesor de una parte o de otra persona que tenga algún interés en el asunto, como miembro de otro organismo nacional o internacional, o en el ejercicio de otras funciones;

c) si el miembro ejerce alguna actividad política, administrativa, de índole profesional o cualquier otra actividad que sea incompatible con su independencia o imparcialidad;

d) si el miembro es nacional del país que constituye la fuente de los datos impugnados por el solicitante;

e) si, por cualesquiera otras razones, la independencia o imparcialidad del miembro pueden ser legítimamente cuestionadas.

2) Cuando un miembro se retira de un caso por alguna de las razones dispuestas en el apartado anterior:

a) lo notificará al Presidente, quien le eximirá de participar en las reuniones;

b) no estará presente durante los debates y las deliberaciones sobre el caso, y no podrá acceder a los documentos sobre el asunto.

3) En caso de duda o desacuerdo por parte del miembro interesado o del Presidente sobre la existencia de alguna de las razones dispuestas en la norma 2 (1), todos los miembros de la Comisión tomarán una decisión al respecto. Tras haber escuchado los argumentos del miembro interesado, la Comisión procederá a deliberar y votar, sin la presencia del miembro interesado. La decisión se tomará por mayoría de los miembros presentes y votantes.

4) Si el Presidente se retira de un caso, se aplicará la norma 9 infra.

5) La retirada de un caso por parte de un miembro constará en las actas de la reunión y en el texto de la decisión sobre el asunto tratado.

1) Antes de tomar posesión de su cargo, en la reunión de la Comisión a la que asista por primera vez o, en caso necesario, ante el Presidente, cada miembro deberá hacer la siguiente declaración solemne: «Declaro solemnemente que ejerceré de forma honorable, independencia e imparcialidad las funciones que me corresponden en calidad de miembro de la Comisión, y que guardaré secreto sobre cualquier material, información o deliberación».

2) El miembro firmará la declaración, que será conservada en los registros de la Comisión.

3) Este acto quedará consignado en las actas.

De conformidad con los artículos 8 (1), 8 (2) y 9 (1) del Estatuto, los miembros de la Comisión son elegidos por la Asamblea General entre las personas cualificadas que tengan la nacionalidad de países miembros de la Organización. Por consiguiente, no gozan de la condición de funcionarios de la Organización y el término remuneración, tal como se utiliza en el artículo 13 del Estatuto, se entiende como una compensación global y no se considera como un salario.

1) La renuncia de un miembro de la Comisión es una prerrogativa personal que se dará libremente, sin influencia directa o indirecta, presión, intimidación ni coacción de nadie.

2) La dimisión de un miembro de la Comisión será notificada al Presidente, quien informará de ello a los demás miembros de la Comisión. La renuncia de un miembro de la Comisión debe estar justificada. A petición de la Comisión o de su Presidente, el miembro que renuncie puede ser invitado a proporcionar más elementos sobre los motivos de su decisión.

3) El Presidente informará a la Secretaría General de la dimisión del miembro. Para la elección de un nuevo miembro se aplicará el artículo 10 (3) del Estatuto.

1) De conformidad con el artículo 14 (1, a) del Estatuto, la Comisión podrá proponer la destitución de un miembro que haya dejado de cumplir las condiciones necesarias para ejercer el cargo, por conducta indebida o por incapacidad. La decisión será tomada en una reunión, mediante votación secreta, con al menos cinco votos de los demás miembros.

2) Cualquier miembro de la Comisión podrá iniciar el procedimiento de destitución.

1) El Presidente será elegido por todos los miembros de la Comisión de entre los integrantes de la Cámara de Solicitudes, de conformidad con el artículo 7 (2) del Estatuto. Solo participarán en las elecciones los miembros que estén presentes. Para ser elegido Presidente, el candidato deberá contar con al menos cinco votos emitidos en votación secreta.

2) Si ningún candidato alcanza la mayoría requerida en la primera vuelta de la votación, se procederá a una segunda vuelta entre los dos candidatos que hayan obtenido el mayor número de votos. En caso de empate en la última vuelta, se otorgará prioridad al miembro de la Comisión que tenga precedencia en razón de su fecha de entrada en funciones en la Comisión. Si ambos candidatos han ejercido sus funciones durante el mismo periodo de tiempo, el candidato de más edad tendrá precedencia para ocupar el puesto.

3) La Comisión también elegirá a su Vicepresidente mediante el mismo procedimiento.

1) El Presidente y el Vicepresidente ejercerán su mandato por un periodo de 3 años.

2) Podrán ser reelegidos para un segundo mandato, por el periodo restante a su mandato actual.

1) Las funciones del Presidente quedan dispuestas en los artículos 7 (1) y 16 (1) del Estatuto.

2) El Presidente convocará y presidirá las reuniones de la Comisión y dirigirá los debates de sus dos cámaras.

3) El Presidente representará a la Comisión y, en particular, será responsable de las relaciones de esta con las autoridades de INTERPOL.

4) Las primeras elecciones con arreglo a las presentes normas de funcionamiento se celebrarán en una reunión convocada y presidida por el miembro de la Comisión que tenga precedencia en razón de su fecha de entrada en funciones en la Comisión. Si todos los miembros han ejercido sus funciones durante el mismo periodo de tiempo, el miembro de más edad tendrá precedencia para ejercer el cargo de Presidente.

5) El Vicepresidente asumirá las funciones de Presidente en las circunstancias que se mencionan en la norma 9 dispuesta a continuación.

El Vicepresidente asumirá las funciones de Presidente en caso de dimisión, destitución o ausencia del Presidente, o en aquel caso en que él o ella fuere incapaz de llevar a cabo su cargo, durante el tiempo en que éste estuviere vacante.

1) En aplicación del artículo 17 del Estatuto, que dispone la posibilidad de que la Comisión delegue algunas competencias en uno o varios de sus miembros, los integrantes de cada una de las Cámaras podrán nombrar de entre ellos a uno o varios Relatores, que tendrán la función de facilitar la labor de la Comisión y tomar decisiones entre reuniones de la Comisión.

2) Los Relatores podrán contar con la asistencia de otros miembros de la Comisión. Ellos informarán a la Comisión.

3) Los Relatores participarán en los debates y deliberaciones de los casos en los que ejerzan de Relatores.

1) Los Relatores serán nombrados por un mandato de 3 años.

2) Ellos podrán volver a ser nombrados para desempeñar esta función, por el periodo restante a su mandato.

1) De conformidad con el artículo 15 del Estatuto, la Secretaría de la Comisión pondrá todos los medios necesarios y adecuados que entren en el ámbito de sus competencias para garantizar el buen funcionamiento del trabajo de la Comisión. La Secretaría ayudará a los miembros de la Comisión en el ejercicio de sus funciones.

2) La Comisión supervisará el trabajo de la Secretaría y en particular su relación con el Presidente, el Vicepresidente y los Relatores, la selección de su personal o la preparación de las decisiones de la Comisión.

1) El trabajo y los ficheros de la Comisión son confidenciales.

2) Los ficheros y los informes de la Comisión son exclusivamente para su uso interno, a menos que la Comisión decida expresamente que no lo sean, de conformidad con el artículo 20 del Estatuto.

3) En el ejercicio de sus funciones, los miembros de la Comisión y su Secretaría considerarán confidenciales todos los documentos y la información que lleguen a su conocimiento como consecuencia de su desempeño en la Comisión o por su condición de miembros de ésta.

4) Los miembros de la Comisión y la Secretaría de este órgano tomarán todas las medidas adecuadas para garantizar la observancia de los requisitos de confidencialidad de la labor de la Comisión dispuestas en la norma 29 infra.

1) Las lenguas de trabajo de la Comisión serán las mismas que la Organización, a saber inglés, árabe, español y francés, de conformidad con el artículo 18 del Estatuto.

2) De conformidad con el artículo 18 (2) del Estatuto, la lengua de trabajo de la Comisión para el tratamiento de sus expedientes será el inglés.

3) En las reuniones de la Comisión se podrá ofrecer interpretación al árabe, español, francés e inglés.

1) Además de los plazos estipulados en el artículo 40 del Estatuto, la Comisión podrá establecer los plazos en los que desea recibir la información que solicite.

2) Si recibe una petición motivada, la Comisión podrá prorrogar los plazos por ella fijados.

1) De conformidad con el artículo 16 (1) del Estatuto, la Comisión celebrará como mínimo tres reuniones al año. Estas reuniones tendrán lugar en la sede de la Organización, a menos que la Comisión decida celebrarlas en otro lugar. En caso necesario, la Comisión podrá permitir la participación a distancia, por teléfono o por videoconferencia.

2) El Presidente, habiendo consultado previamente a los miembros de este órgano, fijará las fechas de las reuniones.

1) De conformidad con el artículo 16 del Estatuto, las reuniones de la Comisión se celebrarán a puerta cerrada. Las deliberaciones permanecerán secretas. En principio, solo podrán participar en ellas los miembros de la Comisión y el personal de su Secretaría.

2) Si un miembro no puede asistir a una reunión, deberá notificarlo al Presidente lo antes posible.

3) La Comisión podrá invitar a otras personas cuya presencia pueda considerar necesaria.

4) Si las personas invitadas no están ya sujetas a las normas de confidencialidad de la Organización, se aplicará mutatis mutandis la norma 3 supra.

Las reuniones de la Cámara de Supervisión y Asesoramiento y de la Cámara de Solicitudes serán programadas de manera que los miembros de cada una de ellas puedan consultar a los miembros de la otra cámara y participar como miembros sin derecho a voto en su trabajo y sus debates, con arreglo al artículo 6 (2) del Estatuto.

1) A efectos de las presentes normas de funcionamiento, se entenderá por conclusiones de la Comisión las decisiones, los dictámenes y las recomendaciones formuladas por este órgano.

2) De conformidad con los artículos 26 (1) y 38 (1) del Estatuto, serán vinculantes las decisiones de las Cámaras que requieran una actuación por parte de la Secretaría General para garantizar el cumplimiento de los textos normativos de INTERPOL.

3) En principio, la Comisión llegará a conclusiones en sus reuniones, salvo en el caso de que delegue poderes con arreglo al artículo 17 del Estatuto. También podrá llegar a conclusiones entre reuniones, si es necesario y se considera posible.

4) De conformidad con el artículo 27 (1) del Estatuto, cuando la Comisión considere haber recibido información suficiente para llegar a una conclusión sobre un asunto o un caso que esté examinando, formulará conclusiones motivadas.

1) El quorum de la Comisión en su totalidad será de cuatro miembros presentes y votantes.

2) El quorum de la Cámara de Supervisión y Asesoramiento será de dos de sus miembros presentes y votantes.

3) El quorum de la Cámara de Solicitudes será de tres de sus miembros presentes y votantes.

4) Si no se alcanza el quorum, el Presidente aplazará la reunión de la cámara correspondiente.

1) Los miembros votarán en la Cámara para la que han sido elegidos. El Presidente votará en ambas cámaras.

2) Cada miembro de la Comisión dispondrá de un voto. Las votaciones se realizarán a mano alzada, a menos que se decida otro proceder.

3) Las conclusiones que tome la Comisión en su totalidad, se adoptaran por mayoría de los miembros de la Comisión, de acuerdo con la norma 34 infra. Las conclusiones de cada cámara se obtendrán por mayoría de los miembros presentes y votantes de la Cámara correspondiente. Los miembros no podrán abstenerse de decidir sobre la admisibilidad de una solicitud o adoptar una conclusión.

4) En caso de empate, se procederá a una nueva votación. Si sigue produciéndose empate, el Presidente tendrá voto de calidad.

1) Con arreglo al artículo 26 del Estatuto, para el ejercicio de sus funciones la Cámara de Supervisión y Asesoramiento podrá pedir información o aclaraciones a la Secretaría General, en particular a su funcionario encargado de la protección de datos, y a las fuentes de los datos tratados por conducto de INTERPOL; también podrá invitarles a facilitar información de interés.

2) En estos casos, la Cámara de Supervisión y Asesoramiento podrá fijar plazos que deberán ser respetados por la Secretaría General o la fuente de los datos consultada para proporcionar la información solicitada o posibles comentarios sobre las decisiones, dictámenes o recomendaciones de la Cámara.

1) La Cámara de Supervisión y Asesoramiento podrá examinar y evaluar, a la luz de los textos normativos de INTERPOL, cualquier cuestión relacionada con el tratamiento de datos de carácter personal en el Sistema de Información de INTERPOL con objeto de determinar posibles fuentes de riesgo y prestar asesoramiento sobre el tratamiento de datos para, entre otros fines, garantizar una aplicación efectiva de las normas aplicables.

2) A estos efectos, la Cámara de Supervisión y Asesoramiento podrá llevar a cabo diversas verificaciones. Estas verificaciones se podrán decidir a raíz de problemas detectados o cuestiones planteadas por la Cámara de Solicitudes.

3) La Cámara de Supervisión y Asesoramiento podrá determinar el alcance y el objetivo de estas verificaciones, y el modo de llevarlas a cabo.

4) La Cámara de Supervisión y Asesoramiento informará a la Secretaría General de las verificaciones realizadas en el marco de sus competencias de supervisión.

1) La Cámara de Supervisión y Asesoramiento notificará sus conclusiones a la Secretaría General. Podrá comunicarle conclusiones provisionales para recibir sus comentarios al respecto, o con fines informativos.

2) La Cámara de Supervisión y Asesoramiento también podrá notificar sus conclusiones a la Cámara de Solicitudes. Lo hará cuando esta le haya pedido que trate un problema detectado con ocasión del examen de solicitudes.

1) Las solicitudes y todos los documentos justificativos habrán de ser enviados a la Comisión por medios electrónicos en los formatos aceptados. En casos excepcionales, la Comisión podrá aceptar documentos enviados por correo postal.

2) La Cámara de Solicitudes registrará todas las solicitudes admisibles que reciba.

A petición de los solicitantes o por iniciativa propia, la Cámara de Solicitudes podrá decidir tratar conjuntamente varias solicitudes relacionadas con el mismo caso o que planteen idénticos o similares problemas.

1) Además de las consultas previstas en los artículos 21 y 34 del Estatuto, la Comisión podrá invitar al solicitante a proporcionar información suplementaria o aclaraciones en relación con su solicitud, así como a aportar, en un plazo previamente fijado, cualquier elemento adicional que pueda resultar necesario para apoyar la solicitud.

2) La Comisión podrá invitar asimismo a la Secretaría General a exponer, en un plazo previamente fijado, su opinión sobre un caso o sobre la aplicación de la normativa de INTERPOL.

De conformidad con el artículo 36 del Estatuto, la Comisión solo se entrevistará con los solicitantes –o con sus representantes debidamente autorizados– o concederá audiencias si lo considera necesario para el examen de las solicitudes.

1) De conformidad con el artículo 20 (2) del Estatuto y con la norma 13 supra, la información, el trabajo y los expedientes de la Comisión son confidenciales. En el ejercicio de sus funciones, los miembros de la Comisión y la Secretaría de este órgano considerarán confidenciales toda la información, trabajo y expedientes que lleguen a su conocimiento como consecuencia de su desempeño en la Comisión o por su condición de miembros de esta. Tomarán todas las medidas oportunas para respetar la confidencialidad de las solicitudes que se presenten a la Comisión, y de los distintos elementos que las constituyan.

2) Cuando sea necesario, la Cámara de Solicitudes podrá adoptar procedimientos especiales de tratamiento para garantizar el cumplimiento de unos requisitos de confidencialidad específicos.

1) Se considerará que la solicitud es admisible si cumple las condiciones siguientes:

a) deberá haber sido comunicada a través de una carta firmada por el solicitante, donde este explique el propósito de la solicitud;

b) deberá estar redactada en una de las lenguas de trabajo de la Organización (árabe, español, francés e inglés);

c) tendrá que ser presentada por la persona interesada o por su representante debidamente constituido;

d) si el solicitante está representado por un representante debidamente constituido, la solicitud deberá ir acompañada de un poder notarial firmado por el solicitante, por el que este autorice a su representante a acceder a la información sobre su persona que esté registrada en los ficheros de INTERPOL;

e) si el solicitante está representado por un representante legal, la solicitud deberá ir acompañada de la declaración escrita o el certificado correspondientes;

f) si el solicitante es una entidad, la solicitud deberá ir acompañada de documentos que demuestren que la persona que ha presentado la solicitud en nombre de la entidad tiene la posición o la autoridad necesarios para representarla, como por ejemplo un extracto del registro de la Cámara de Comercio o las actas de una reunión del órgano de gobierno;

g) deberá ir acompañada de una fotocopia de un documento de identidad del solicitante, que sea legible y no presente modificaciones, de modo que sirva de prueba de su identidad; si el solicitante es una entidad, se habrá de indicar su nombre completo, su fecha de constitución o registro, su número de registro oficial (en caso de haberlo) y su dirección oficial;

h) si el solicitante presenta una solicitud de corrección o eliminación de datos tratados en el Sistema de Información de INTERPOL, tal solicitud deberá contener una exposición de motivos e ir acompañada de un resumen de los argumentos que la sustentan, y deberá mencionar específicamente los documentos pertinentes que en su caso se adjunten del modo previsto por la Secretaría; la Cámara de Solicitudes solo tomará en consideración los documentos adjuntos redactados en una de las lenguas de trabajo de INTERPOL indicadas en el párrafo 1 (b) de la presente norma, o que hayan sido traducidos a una de ellas.

2) Si, al recibir la solicitud, para determinar la admisibilidad de la solicitud se necesita que el solicitante aporte más información, la Cámara de Solicitudes le invitará a presentar en un plazo determinado toda la información faltante o complementaria que se precise. Al mismo tiempo, la Comisión informará al solicitante de que, al no haber proporcionado éste la información solicitada en el plazo fijado por la Comisión, no se tomará ninguna decisión sobre la admisibilidad de la solicitud o la toma de medidas suplementarias en relación con la solicitud en cuestión.

3) El examen de la solicitud se podrá reanudar si la información solicitada se comunica posteriormente.

4) La Cámara de Solicitudes no tratará las solicitudes cuando las considere:

a) Manifiestamente abusivas, entre otros por su carácter repetitivo o sistemático.

b) fuera de la competencia de la Cámara de Solicitudes estipulado en el Estatuto; En tales casos, la Comisión podrá abstenerse de adoptar las medidas solicitadas y no estará obligada a responder a la persona o personas que hayan presentado la solicitud.

1) Una vez cumplidos los requisitos de admisibilidad establecidos en la norma 30 supra la solicitud se declarará admisible.

2) Si los requisitos de admisibilidad establecidos en la norma 30 supra no se han cumplido, la Cámara de Solicitudes declarará inadmisible la solicitud.

3) En ambos casos, la Cámara de Solicitudes informará al solicitante de su decisión lo antes posible, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 32(1) del Estatuto.

4) Toda decisión de no tratar una solicitud, ya sea en su totalidad o en parte, se explicará al solicitante.

1) De conformidad con los artículos 40 y 41 del Estatuto y con la norma 19 (4) supra, cuando sus conclusiones hayan adquirido carácter definitivo, la Cámara de Solicitudes comunicará las conclusiones motivadas a la Secretaría General y al solicitante, en los plazos establecidos por el Estatuto y por la Comisión.

2) La Cámara de Solicitudes podrá asimismo comunicar conclusiones o respuestas provisionales a la Secretaría General y al solicitante.

Las presentes normas no deberán ser interpretadas como una excepción a cualquiera de las disposiciones del Estatuto.

1) En caso de producirse unas circunstancias imprevisibles que afecten gravemente al buen funcionamiento de la Comisión (o su Secretaría) o el cumplimiento de su mandato, la Comisión podrá adoptar las medidas provisionales que considere adecuadas para la prosecución de sus actividades.

2) Tales medidas, que se adoptarán a propuesta del Presidente y por mayoría simple de los miembros de la Comisión, podrán suponer una excepción a lo dispuesto en las presentes normas, pero deberán ser conformes en cualquier caso con el Estatuto de la Comisión. Deberán ser estrictamente necesarias para el buen funcionamiento de la Comisión, y proporcionales a las consecuencias que los acontecimientos o circunstancias produzcan en las actividades de la Comisión.

3) Dado su carácter temporal, estas medidas solo serán aplicables durante un plazo máximo y no renovable de seis meses, al cabo del cual serán suprimidas o bien integradas en las disposiciones permanentes de las Normas de Funcionamiento, siguiendo el procedimiento descrito en la norma 35.

1) Las presentes normas entrarán en vigor en cuanto sean aprobadas por al menos cinco miembros de la Comisión.

2) Cualquier modificación que se proponga introducir en las presentes normas se comunicará a la Secretaría de la Comisión como mínimo un mes antes de la reunión en la que vaya a debatirse. Cuando reciba una propuesta de este tipo, la Secretaría informará lo antes posible a todos los miembros de la Comisión.

3) Cualquier norma podrá ser modificada por una mayoría de cinco miembros de la Comisión. Las modificaciones entrarán en vigor en cuanto sean aprobadas.