Commission de contrôle des fichiers d’INTERPOL
Règles de fonctionnement

1. Un membre de la Commission ne peut en aucune manière prendre part à l’examen d’un dossier si l’on peut considérer qu’il a un conflit d’intérêts réel ou perçu, direct ou indirect, relativement au dossier concerné, susceptible de mettre en cause son indépendance ou son impartialité, c’est-à-dire si :

a) il a un intérêt personnel dans ce dossier, notamment s’il est lié sur le plan personnel (en tant que conjoint, parent ou autre membre de la famille proche) ou professionnel, ou qu’il a une relation de subordination, avec l’une des parties ;

b) il est déjà intervenu dans le dossier, que ce soit en qualité de consultant, d’avocat ou de conseiller d’une partie ou d’une personne ayant un intérêt dans le dossier, ou en tant que membre d’un autre organisme international ou national, ou à tout autre titre ;

c) il exerce une activité politique, administrative, professionnelle ou toute autre activité incompatible avec son indépendance ou son impartialité ;

d) il est ressortissant du pays source des données contestées par un demandeur ;

e) pour toute autre raison, son indépendance ou son impartialité peut légitimement être mise en doute.

2. Lorsqu’un membre se récuse pour l’un des motifs énoncés ci-dessus :

a) Il en informe le Président de la Commission, qui le dispense de siéger ;

b) Il ne doit pas être présent lors des débats et délibérations portant sur le dossier, et il ne doit pas avoir accès aux documents relatifs au dossier.

3. En cas de doute ou de désaccord de la part du membre concerné ou du Président quant à l’existence de l’un des motifs énoncés à l’article 2(1), tous les membres de la Commission statuent sur la question. Après avoir entendu le point de vue du membre concerné, la Commission délibère et vote, en l’absence de ce dernier. La décision est prise à la majorité des membres présents et votants.

4. En cas de désistement du Président de la Commission, l’article 9 ci-après s’applique.

5. Le désistement d’un membre doit être consigné dans le procès-verbal de la session et dans le texte de la décision relative au dossier concerné.

1. Avant de prendre ses fonctions, chaque membre doit, lors de la première réunion de la Commission à laquelle il assiste ou, en cas de besoin, devant le Président de la Commission, faire la déclaration solennelle suivante : « Je déclare solennellement que j’exercerai mes fonctions de membre de la Commission en toute honorabilité, indépendance et impartialité, et que je garderai le secret sur l’ensemble des documents, informations et délibérations ».

2. La déclaration est signée par le membre et conservée dans les archives de la Commission.

3. Cet acte est consigné dans le procèsverbal de la session.

Conformément aux articles 8(1), 8(2) et 9(1) du Statut, les membres de la Commission sont élus par l’Assemblée générale parmi des personnes qualifiées ressortissantes des pays membres de l’Organisation. Par conséquent, ils n’ont pas le statut de fonctionnaire de l’Organisation et le terme « rémunération », tel qu’utilisé à l’article 13 du Statut, s’entend comme une indemnité forfaitaire qui ne peut être assimilée à un salaire.

1. La démission d’un membre de la Commission est une prérogative personnelle, qui doit être donnée librement, sans influence directe ou indirecte, pression, intimidation ou contrainte en provenance de quiconque.

2. La démission d’un membre de la Commission est notifiée au Président de la Commission, lequel en informe à son tour les autres membres. La démission d’un membre de la Commission doit être motivée. À la demande de la Commission ou de son Président, le membre démissionnaire pourra être invité à apporter des informations complémentaires sur les motifs à l’origine de sa décision.

3. Le Président notifie la démission au Secrétariat général. L’article 10(3) du Statut s’applique en ce qui concerne l’élection d’un nouveau membre.

1. Conformément à l’article 14(1,a) du Statut, la Commission peut proposer la révocation d’un membre ne remplissant plus les conditions requises en raison d’une faute ou d’une incapacité. La décision, prise en session, doit obtenir les voix d’au moins cinq autres membres, lors d’un vote à bulletins secrets.

2. Tout membre de la Commission peut enclencher la procédure de révocation d’un autre membre.

1. Conformément à l’article 7(2) du Statut, le Président est élu par tous les membres de la Commission, parmi les membres de la Chambre des requêtes. Seuls les membres présents prennent part à l’élection. Pour être élu, le Président doit obtenir les voix d’au moins cinq membres, lors d’un vote à bulletins secrets.

2. Si aucun candidat n’obtient la majorité requise à l’issue du premier tour de scrutin, un deuxième tour est organisé entre les deux candidats ayant obtenu le plus de voix. En cas d’égalité de voix entre deux candidats lors du dernier tour de scrutin, la préférence est donnée au membre ayant préséance du fait de la date de sa prise de fonctions en tant que membre de la Commission. Si les deux candidats ont la même ancienneté, le plus âgé l’emporte.

3. La Commission élit également un VicePrésident selon les mêmes modalités.

1. Le Président et le Vice-Président sont élus pour un mandat de 3 ans.

2. Ils peuvent être réélus pour un deuxième mandat, jusqu’au terme de leur mandat en cours.

1. Les fonctions du Président sont définies aux articles 7(1) et 16(1) du Statut.

2. Le Président de la Commission convoque et préside les sessions de la Commission, et dirige les débats des deux Chambres.

3. Le Président représente la Commission et, en particulier, est responsable de ses relations avec les autorités d’INTERPOL.

4. Aux fins de la première élection selon les modalités définies dans les présentes Règles, la session est convoquée et présidée par le membre ayant préséance du fait de la date de sa prise de fonctions en tant que membre de la Commission. Si tous les membres ont la même ancienneté, le plus âgé fait office de Président.

5. Le Vice-Président assure les fonctions du Président dans les cas visés à l’article 9 ci-après.

Le Vice-Président assure les fonctions du Président en cas de démission, de révocation, de désistement ou d’absence du Président, ou encore si ce dernier est empêché d’exercer ses fonctions, tant que le poste est vacant.

1. En application de l’article 17 du Statut, qui prévoit la possibilité pour la Commission de déléguer une partie de ses pouvoirs à un ou plusieurs de ses membres, les membres de chacune des Chambres peuvent désigner parmi eux un ou plusieurs Rapporteurs chargés de faciliter le travail de la Commission et de prendre des décisions entre les sessions de celleci.

2. Les Rapporteurs peuvent se faire aider par tout autre membre de la Commission. Ils rendent compte de leurs activités à la Commission.

3. Les Rapporteurs participent aux débats et délibérations portant sur les dossiers pour lesquels ils jouent le rôle de Rapporteurs.

1. Les Rapporteurs sont désignés pour trois ans.

2. Ils peuvent être renouvelés dans leurs fonctions jusqu’à la fin de leur mandat en cours.

1. Conformément à l’article 15 du Statut, le Secrétariat de la Commission prend toute mesure nécessaire et appropriée, dans la limite de ses attributions, pour assurer le bon fonctionnement du travail de la Commission. Le Secrétariat aide les membres de la Commission à remplir leurs fonctions.

2. La Commission supervise le travail du Secrétariat concernant notamment ses relations avec le Président, le VicePrésident ou les Rapporteurs, la sélection de son personnel et/ou la préparation des décisions de la Commission.

1. Les travaux et les dossiers de la Commission sont confidentiels.

2. Les dossiers et rapports de la Commission sont réservés à un usage strictement interne, sauf lorsqu’elle en décide expressément autrement conformément à l’article 20 du Statut.

3. Dans l’exercice de leurs fonctions, les membres de la Commission et son Secrétariat sont tenus au secret professionnel en ce qui concerne les documents et informations dont ils ont pu avoir connaissance du fait de ou en relation avec leur appartenance à la Commission.

4. Les membres de la Commission et son Secrétariat prennent toutes les mesures appropriées pour assurer le respect des obligations de confidentialité relatives aux travaux de la Commission telles que décrites à l’article 29 ci-dessous.

1. Les langues de travail de la Commission sont celles de l’Organisation, à savoir l’anglais, l’arabe, l’espagnol et le français, tel que prévu à l’article 18(1) du Statut.

2. Conformément à l’article 18(2) du Statut, la langue retenue par la Commission pour le traitement de ses dossiers est l’anglais.

3. L’interprétation pourra être assurée pour l’anglais, l’arabe, l’espagnol et le français durant les sessions de la Commission.

1. Indépendamment des délais définis à l’article 40 du Statut, la Commission peut fixer une date limite pour la réception de toute information qu’elle a demandée.

2. Sur demande motivée, la Commission peut proroger ce délai.

1. Conformément à l’article 16(1) du Statut, la Commission se réunit au moins trois fois par an. Les sessions de la Commission se tiennent au siège de l’Organisation, à moins que la Commission n’en décide autrement. Si nécessaire, la Commission peut décider d’autoriser des membres à participer à distance (par téléphone ou par vidéoconférence).

2. Les dates des sessions de la Commission sont fixées par son Président, après consultation des membres de la Commission.

1. Conformément à l’article 16 du Statut, les sessions de la Commission se tiennent à huis clos. Ses délibérations restent secrètes. En principe, seuls les membres et le Secrétariat de la Commission participent aux sessions de la Commission.

2. En cas d’indisponibilité, le membre concerné en informe le Président dès que possible.

3. La Commission peut cependant inviter des tierces personnes dont elle juge la présence utile.

4. Si la personne n’est pas déjà liée par les règles de confidentialité de l’Organisation, l’article 3 ci-dessus s’applique mutatis mutandis.

Les réunions de la Chambre de contrôle et de conseil et de la Chambre des requêtes sont programmées de façon à permettre aux membres de chaque Chambre de la Commission de consulter les membres de l’autre Chambre et/ou participer aux travaux et aux délibérations de celle-ci en qualité de membres non votants, comme le prévoit l’article 6(2) du Statut.

1. Aux fins des présentes Règles, les conclusions de la Commission comprennent l’ensemble des décisions, avis et recommandations de la Commission.

2. Conformément aux articles 26(1) et 38(1) du Statut, les décisions des Chambres de la Commission imposant au Secrétariat général de prendre des mesures afin d’assurer la conformité à la réglementation d’INTERPOL sont juridiquement contraignantes.

3. Les conclusions de la Commission sont en principe rendues en session, sauf dans le cas d’une délégation de pouvoirs conformément à l’article 17 du Statut. Au besoin, la Commission peut également rendre des conclusions entre ses sessions, dans la mesure jugée possible.

4. Conformément à l’article 27(1) du Statut, lorsque la Commission estime avoir reçu suffisamment d’éléments pour parvenir à une conclusion sur une question ou un dossier à l’étude, elle rend des conclusions motivées.

1. Le quorum de la Commission dans son ensemble est de quatre membres présents et votants.

2. Le quorum de la Chambre de contrôle et de conseil est de deux membres présents et votants.

3. Le quorum de la Chambre des requêtes est de trois membres présents et votants.

4. Si le quorum n’est pas atteint, le Président ajourne la session de la Chambre concernée.

1. Chaque membre vote dans la Chambre à laquelle il a été élu. Le Président vote dans les deux Chambres.

2. Chaque membre de la Commission dispose d’une voix. Le vote a lieu à main levée, sauf s’il en est décidé autrement.

3. Les conclusions de la Commission dans son ensemble sont rendues à la majorité des membres de la Commission, sous réserve de l’article 34 ci-après. Les conclusions de chaque Chambre sont rendues à la majorité des membres de la Chambre concernée présents et votants. Les membres ne peuvent pas s’abstenir au moment de se prononcer sur la recevabilité d’une requête ou d’adopter des conclusions.

4. En cas de partage égal des voix, un nouveau vote est organisé. S’il y a toujours égalité des voix, celle du Président est prépondérante.

1. Pour s’acquitter de ses fonctions selon les termes de l’article 26 du Statut, la Chambre de contrôle et de conseil peut solliciter des informations ou des précisions auprès du Secrétariat général, en particulier son Délégué à la protection des données, et des sources des données traitées par le canal d’INTERPOL, ou les inviter à communiquer des informations.

2. À cet effet, la Chambre de contrôle et de conseil peut fixer les délais dans lesquels le Secrétariat général ou la source des données consultée doit communiquer les informations demandées ou faire part de ses commentaires concernant les décisions, avis et recommandations de la Commission.

1. La Chambre de contrôle et de conseil peut examiner et évaluer au regard de la réglementation d’INTERPOL toute question impliquant un traitement de données à caractère personnel dans le Système d’information d’INTERPOL, afin d’identifier toutes les sources de risque potentielles et de conseiller l’Organisation en matière de traitement des données, notamment en vue de garantir la bonne mise en œuvre des règles applicables.

2. À cette fin, la Chambre de contrôle et de conseil peut procéder à différentes vérifications. Ces vérifications peuvent être décidées en fonction des problèmes décelés ou des questions soulevées par la Chambre des requêtes.

3. La Chambre de contrôle et de conseil peut déterminer la portée, l’objet et les modalités de ces vérifications.

4. La Chambre de contrôle et de conseil informe le Secrétariat général des vérifications entreprises dans le cadre de sa mission de contrôle.

1. La Chambre de contrôle et de conseil transmet ses conclusions au Secrétariat général. Elle peut décider de communiquer ses conclusions provisoires au Secrétariat général pour commentaires ou information.

2. La Chambre de contrôle et de conseil peut également transmettre ses conclusions à la Chambre des requêtes. Elle y est tenue lorsque cette dernière lui a demandé de traiter un problème décelé à l’occasion de l’examen des requêtes.

1. Les requêtes et les éventuelles pièces justificatives sont envoyées à la CCF par la voie électronique, dans des formats acceptables. À titre exceptionnel, la Commission peut accepter des documents communiqués par courrier postal.

2. La Chambre des requêtes enregistre toutes les requêtes recevables qu’elle reçoit.

La Chambre des requêtes peut, à la demande des demandeurs ou d’office, décider de traiter ensemble plusieurs requêtes qui concernent la même affaire ou soulèvent des problèmes identiques ou similaires.

1. Outre les consultations prévues aux articles 21 et 34 du Statut, la Commission peut inviter le demandeur à communiquer des informations complémentaires ou des précisions sur sa requête, et à fournir tout élément supplémentaire qui s’avèrerait nécessaire à l’appui de sa requête, dans un délai donné.

2. La Commission peut également inviter le Secrétariat général à donner son avis sur une affaire ou sur la mise en œuvre de la réglementation d’INTERPOL, dans un délai donné.

Conformément à l’article 36 du Statut, la Commission rencontre les demandeurs ou leurs mandataires dûment constitués ou organise des auditions, si elle l’estime nécessaire aux fins de l’examen d’une requête.

1. Conformément à l’article 20(2) du Statut et à l’article 13 ci-dessus, les informations, travaux et dossiers de la Commission sont confidentiels. Dans l’exercice de leurs fonctions, les membres de la Commission et son Secrétariat sont tenus au secret professionnel en ce qui concerne les informations, travaux et dossiers dont ils ont pu avoir connaissance du fait de ou en relation avec leur appartenance à la Commission. Ils prennent toutes les mesures appropriées pour veiller au respect de la confidentialité des requêtes ainsi que des éléments constitutifs des requêtes adressées à la Commission.

2. Le cas échéant, la Chambre des requêtes peut adopter des procédures spéciales de traitement pour répondre à des exigences de confidentialité spécifiques.

1. La requête est recevable lorsque les conditions suivantes sont réunies :

a) la requête comporte un courrier signé par le demandeur, expliquant son objet ;

b) elle est rédigée dans une des langues de travail de l’Organisation (anglais, arabe, espagnol ou français) ;

c) elle émane de la personne qu’elle concerne ou de son (ses) mandataires dûment constitués ;

d) lorsque le demandeur est représenté par un mandataire dûment constitué, la requête est accompagnée d’un pouvoir signé par le demandeur, autorisant ledit mandataire à accéder aux informations le concernant éventuellement enregistrées dans les fichiers d’INTERPOL ;

e) lorsque le demandeur est représenté par un représentant légal, la requête est accompagnée d’un document en attestant ou d’un certificat ;

f) lorsque le demandeur est une entité, la requête est accompagnée de documents montrant que la personne ayant fait la demande pour le compte de l’entité a qualité pour représenter l’entité ou est habilitée à le faire, par exemple un extrait du registre de la Chambre de commerce ou du compte rendu d’une réunion des organes dirigeants ;

g) la requête est accompagnée de la copie lisible et non expurgée d’un document d’identité du demandeur, dans le but d’établir son identité avec exactitude. Lorsque le demandeur est une entité, le nom complet, la date de constitution ou d’immatriculation, le numéro d’immatriculation officiel (le cas échéant) et l’adresse officielle sont indiqués ;

h) lorsque le demandeur transmet une demande de rectification et/ou d’effacement d’informations traitées dans le Système d’information d’INTERPOL, la demande doit être motivée, et être accompagnée d’un exposé succinct des arguments sur lesquels elle se fonde, renvoyant expressément à tout document pertinent joint sous la forme prévue par le Secrétariat. La Chambre des requêtes n’est tenue de prendre en considération que les documents joints traduits dans une des langues de travail d’INTERPOL visées au paragraphe 1(b) du présent article 30.

2. Si, à réception d’une telle requête, un complément d’information de la part du demandeur est nécessaire pour établir sa recevabilité, la Chambre des requêtes invite le demandeur à transmettre toute information manquante ou supplémentaire dans un délai donné. Parallèlement, la Commission informe le demandeur que si les informations demandées ne sont pas communiquées dans le délai qu’elle a fixé, aucune décision de recevabilité ou autre mesure ne sera prise au sujet de la requête en question.

3. L’examen de la requête peut continuer si les informations demandées sont communiquées par la suite.

4. La Chambre des requêtes ne traite pas les requêtes lorsqu’elle les considère :

a) manifestement abusives, notamment en raison de leur caractère répétitif ou systématique ;

b) hors de la compétence de la Chambre des requêtes telle que la définit le Statut. Dans de tels cas, la Commission peut s’abstenir de procéder à l’action / aux actions demandées et n’est pas tenue de répondre à la / aux personnes présentant la demande.

1. Lorsque les critères de recevabilité stipulés à l’article 30 ci-dessus sont remplis, la requête est déclarée recevable.

2. Si les critères de recevabilité stipulés à l’article 30 ci-dessus ne sont pas remplis, la Chambre des requêtes déclare la requête irrecevable.

3. Dans les deux cas, la Chambre des requêtes informe le demandeur de sa décision dans les meilleurs délais, conformément à l’article 32(1) du Statut.

4. La décision de ne pas traiter tout ou partie d’une requête est expliquée au demandeur.

1. Conformément aux articles 40 et 41 du Statut et à l’article 19(4) ci-dessus, lorsque ses conclusions ont acquis un caractère définitif, la Chambre des requêtes transmet les conclusions motivées au Secrétariat général et au demandeur, dans les délais prescrits par le Statut et la Commission.

2. La Chambre des requêtes peut également décider de communiquer des conclusions ou des réponses provisoires au Secrétariat général et au demandeur.

Les présentes Règles ne peuvent être interprétées comme constituant une dérogation à l’une quelconque des dispositions du Statut de la Commission.

1. En cas de circonstances imprévues perturbant gravement son bon fonctionnement (ou celui de son Secrétariat) ou l’exercice de ses attributions, la Commission peut adopter à titre provisoire les mesures d’urgence qu’elle juge appropriées pour permettre la conduite de ses activités.

2. Ces mesures, adoptées sur proposition du Président et à la majorité simple des membres de la Commission, peuvent déroger aux dispositions des présentes Règles de fonctionnement, mais doivent en tout état de cause être conformes au Statut de la Commission. Elles doivent être strictement nécessaires au bon fonctionnement de la Commission, et proportionnées aux effets des événements ou des circonstances sur les activités de celle-ci.

3. Eu égard à leur caractère temporaire, ces mesures ne peuvent être appliquées que pour une période maximale de six mois non renouvelable, avant d’être annulées ou intégrées à des dispositions permanentes des présentes Règles de fonctionnement, conformément à la procédure exposée à l’article 35.

1. Les présentes Règles entrent en vigueur dès leur adoption par au moins cinq membres de la Commission.

2. Toute proposition de modification aux présentes Règles est communiquée au Secrétariat de la Commission au moins un mois avant la session au cours de laquelle elle doit être examinée. Le Secrétariat informe tous les membres de la Commission le plus rapidement possible après réception de la proposition.

3. Tout article peut être modifié par une majorité de cinq membres de la Commission. Les modifications entrent en vigueur dès leur adoption.