Conditions générales applicables au traitement des requêtes recevables par la Commission de contrôle des fichiers d’INTERPOL (CCF)

La Commission examine les requêtes sur la base des informations dont elle dispose. Pendant la durée de l’examen, les demandeurs peuvent lui transmettre des informations complémentaires ainsi que les documents correspondants susceptibles d’être utiles à cet examen (fonctions antérieures et actuelles, procédures judiciaires en cours, etc.), présentés de manière concise (seulement par le portail de la CCF). Conformément à l’article 34 de son Statut, la CCF peut également solliciter des informations ou des précisions supplémentaires auprès des demandeurs, des sources des données contestées, du Secrétariat général d’INTERPOL ou d’autres entités concernées par la requête.

La Commission est le seul point de contact des demandeurs durant l’examen de leurs requêtes (article 31 de son Statut).

Conformément à l’article 35(2) de son Statut, avant de divulguer des informations liées à une requête, la CCF consulte leur propriétaire. Si des restrictions sont appliquées, elles doivent être motivées et justifiées, comme le veut l’article 35(3 et 4) du Statut de la CCF.

Conformément à l’article 40 de son Statut, la CCF se prononce généralement sur les demandes d’accès aux données dans un délai de quatre mois, et sur les demandes d’effacement et/ou de rectification des données, dans les neuf mois suivant la date à laquelle la requête a été déclarée recevable.

Avant de se prononcer sur une requête et à tout moment de l’examen de celle-ci, la Commission peut prendre des mesures provisoires au sujet des données en cause (article 37 du Statut de la CCF). Dans les cas où la CCF adopte des mesures provisoires, elle notifie les parties aux conditions des articles 37 et 41 de son Statut.

Les décisions écrites de la Commission sont communiquées au Secrétariat général dans un délai d’un mois à compter de la date à laquelle elles ont été prises (article 41(1) du Statut de la CCF). La Commission peut décider de toute mesure rectificative visant à garantir la conformité à la réglementation. Afin de décider d’autres mesures appropriées à prendre, la Commission tient compte de la position de l’Organisation (article 39 du Statut de la CCF).

Lorsque la Commission décide que les informations liées à une requête doivent être mises à jour, rectifiées ou effacées, le Secrétariat général met en œuvre cette décision dans un délai d’un mois à compter de sa réception, sauf s’il demande des précisions à cette fin.

La CCF communique ses décisions écrites et motivées aux demandeurs au plus tard un mois à compter de la date à laquelle elle les a adoptées ou s’est vu notifier la mise en œuvre par le Secrétariat général des mesures rectificatives dont elle a décidé (article 41 du Statut de la CCF).

Pour demander la révision d’une décision de la CCF, il est indispensable de transmettre un exposé précis mais succinct de chaque fait nouveau découvert depuis la décision de la Commission, et d’indiquer comment ces faits auraient pu avoir une incidence sur cette décision et à quel moment ils ont été découverts (conformément à l’article 42 du Statut de la CCF).

La Commission ne prend en considération que les documents lisibles présentés dans une des langues de travail d’INTERPOL (anglais, arabe, espagnol ou français) (article 18(1) du Statut de la CCF). Dans la mesure où la langue de travail retenue par la Commission est l’anglais (article 18(2) du Statut de la CCF), ses décisions sont rédigées dans cette langue uniquement.

L’article 36 du Statut de la CCF dispose que la Commission examine les requêtes formulées par écrit envoyés par le portail de la CCF, et que des auditions peuvent être organisées seulement si elle l’estime nécessaire.

Lorsqu’un demandeur a plusieurs mandataires, il désigne celui qui sera le point de contact unique avec la CCF. Cette dernière n’enverra sa correspondance qu’à un seul destinataire. Tout représentant mandaté ne peut communiquer des informations à la Commission pour le compte du demandeur par l’intermédiaire du seul point de contact désigné.

Les pouvoirs de la Commission sont limités aux données traitées dans le Système d’information d’INTERPOL et à l’examen de leur conformité à la réglementation de l’Organisation. La CCF n’est pas habilitée à connaître des fichiers nationaux, à déterminer si un demandeur peut se rendre à l’étranger sans craindre d’être arrêté, à intervenir dans des procédures d’extradition nationales ou en matière de coopération judiciaire bilatérale entre États souverains, à mener des enquêtes, à examiner des preuves, à statuer sur le fond d’une affaire, ni à prêter son concours dans le cadre de demandes de visa ou de résidence permanente. Seules les autorités nationales compétentes sont habilitées à le faire.

En vertu de l’article 20 du Statut de la CCF, les travaux et les dossiers de la Commission sont confidentiels. Les requêtes ne sont pas enregistrées dans le SSI. Dans ce contexte, les courriers de la Commission et ses décisions ne sont pas destinés à être portés à la connaissance du public. Ils peuvent toutefois être utilisés dans les limites de ce qui est nécessaire pour défendre les droits de la personne concernée, par exemple lors d’une audience au tribunal.

Le dépôt des requêtes est gratuit (article 30(3) du Statut de la CCF). La Commission ne perçoit donc aucune rémunération au titre de ses activités concernant le traitement des demandes d’accès à des informations enregistrées dans le SSI ou des plaintes visant de telles informations.

dans le cadre du traitement des demandes mettant en évidence un éventuel problème d’homonymie, les demandeurs sont invités à indiquer dans leur demande s’ils autorisent la Commission à transmettre les informations relatives à leurs pièces d’identité à tout bureau central national d’INTERPOL approprié à des fins d’identification ou de vérification de leur authenticité.