Guide de procédure à l’intention des demandeurs qui saisissent la Commission
Traitement des requêtes par la Commission de contrôle des fichiers d’INTERPOL

IMPORTANT

Le présent document ne constitue pas des conseils juridiques ni un avis juridique, et est fourni par la Commission sous toutes réserves. Il vise à fournir des informations générales sur le travail de la Commission et à aider les demandeurs à établir leur requête. Les informations fournies dans le présent document sont susceptibles d’être modifiées à tout moment et sans préavis.

Dernière mise à jour : 29 février 2024

Élaboré par :
Commission de contrôle des fichiers d’INTERPOL
200 quai Charles de Gaulle
69006 Lyon
France

La Commission est un organe indépendant et impartial officiellement chargé de veiller à ce que le traitement de données à caractère personnel³ effectué par INTERPOL soit conforme à la réglementation applicable de l’Organisation. La Commission exerce des fonctions de contrôle et de conseil, et elle est chargée d’examiner les demandes d’accès aux données traitées dans le Système d’information d’INTERPOL (SII) ainsi que les demandes de rectification et/ou d’effacement de ces données.

La Commission est composée de deux chambres :

• la Chambre de contrôle et de conseil conseille l’Organisation sur tout projet, toute opération, toute réglementation ou toute autre question impliquant un traitement de données à caractère personnel dans le Système d’information d’INTERPOL ;
• la Chambre des requêtes a le pouvoir d’examiner les demandes d’accès aux données traitées dans le Système d’information d’INTERPOL ainsi que les demandes de rectification et/ou d’effacement de ces données, et de se prononcer sur ces demandes. Elle a également le pouvoir d’examiner les demandes de révision de ses décisions.

Afin d’exercer efficacement les fonctions qui lui incombent aux termes de son Statut, la Commission est assistée d’un Secrétariat qui assure les tâches administratives, prépare les dossiers, coordonne les activités et réalise des études présentant un intérêt pour les activités de la Commission.

Selon les articles 3(1,a) et 33(3) du Statut de la Commission, les pouvoirs de celles-ci se limitent à contrôler que le traitement des données dans le Système d’information d’INTERPOL est conforme à la réglementation applicable de l’Organisation. La Commission n’est donc pas habilitée à connaître des fichiers nationaux (lesquels sont du seul ressort des autorités nationales compétentes), pas plus qu’elle n’est habilitée à déterminer si un demandeur peut se rendre à l’étranger sans craindre d’être arrêté. Elle n’est pas non plus habilitée à connaître des procédures d’extradition nationales, ni à intervenir en matière de coopération judiciaire bilatérale entre États souverains.

De même, la Commission contrôle uniquement le traitement des données dans le Système d’information d’INTERPOL. Elle n’est pas habilitée à mener une enquête, à examiner des preuves, ni à statuer sur le fond d’une affaire. Seules les autorités nationales ou régionales compétentes sont habilitées à le faire.

La Commission reçoit parfois des plaintes qui ne sont pas des demandes d’accès aux données contenues dans le Système d’information d’INTERPOL, ni des demandes de rectification ou d’effacement de ces données, ni des demandes de révision. Dans ce cas, elle doit régulièrement rappeler les limites de son mandat, précisées dans la rubrique 1.2. Par exemple, les demandes suivantes sortent du cadre du mandat de la Commission et ne seront dès lors pas traitées par celle-ci :

• demande d’accès à des données traitées dans des fichiers nationaux et demande de rectification et/ou d’effacement de ces données ;
• plainte relative à des poursuites nationales ;
• demande de certificat de bonne conduite ;
• demande de recherche de personne disparue ;
• demande d’aide en vue d’obtenir un visa ou dans le cadre d’une procédure d’immigration.

De plus, au regard des limites de son mandat, il n’appartient pas à la Commission :

• de se substituer aux autorités judiciaires nationales pour vérifier l’exactitude des faits dénoncés ou les requalifier. La Commission peut toutefois poser toute question susceptible de l’aider à déterminer si la procédure est toujours valable, si les données de police sont exactes et à jour ou, de manière plus générale, si les données doivent être enregistrées ou conservées dans les fichiers ;
• d’apprécier l’état du droit d’un pays membre pour se prononcer sur la validité d’un mandat d’arrêt ou d’un jugement.

La confidentialité et la sécurité des fichiers et de la correspondance de la Commission sont essentielles pour que celle-ci puisse exercer ses fonctions et pour protéger à la fois les intérêts de la coopération policière internationale et les droits fondamentaux des demandeurs. Ces principes sont garantis par l’article 20 du Statut de la Commission et par l’article 13 de ses Règles de fonctionnement.

Toute personne peut demander à accéder aux données la concernant qui sont traitées dans le Système d’information d’INTERPOL ou demander la rectification ou l’effacement de ces données, sans craindre que sa demande ne soit utilisée aux fins de la coopération policière et judiciaire internationale. Les fichiers de la Commission étant confidentiels, les requêtes qui lui sont transmises ne sont pas enregistrées dans le Système d’information d’INTERPOL.

Dans le cadre du traitement des requêtes, la Commission peut être amenée à communiquer certaines informations au Secrétariat général d’INTERPOL ou aux B.C.N. afin de confirmer des informations qui sont nécessaires au traitement de la requête, ou afin de connaître la position du B.C.N. sur les arguments invoqués par le demandeur. Toutefois, les informations expressément désignées par le demandeur comme étant confidentielles ne sont pas communiquées. De plus, la Commission ne communique jamais aux B.C.N. d’informations relatives à la localisation du demandeur, à son mandataire, etc.

Par ailleurs, toute demande de restriction à la communication d’informations, qu’elle émane du B.C.N. concerné ou du demandeur, doit être motivée et justifiée, conformément à l’article 35(3)(c) et (d) du Statut de la Commission. L’absence de justification d’une demande de restriction sera prise en compte par la Commission lors de l’examen d’une affaire dans laquelle des restrictions sont demandées et lorsqu’elle prend une décision sur cette affaire.

Les fichiers de l’Organisation (et donc de la Commission) ainsi que ses archives et sa correspondance sont inviolables, en vertu des articles 4 à 8 de l’Accord de siège de 2008 signé avec les autorités françaises. De plus, la Commission ne fait aucun commentaire sur les affaires qui sont couvertes par les médias et dont elle peut être saisie. Les demandes d’interviews sont transmises à l’équipe chargée de la communication d’INTERPOL.

Toutes les demandes d’accès présentées à la Commission sont soumises à la procédure prévue dans son Statut et dans ses Règles de fonctionnement⁴.

Lorsqu’elle reçoit une requête, la Commission en accuse réception dans les meilleurs délais et informe le demandeur de la procédure et des délais applicables (article 31(1) du Statut de la Commission).

Les langues de travail de la Commission sont celles de l’Organisation, à savoir l’anglais, l’arabe, l’espagnol et le français, en vertu de l’article 18(1) du Statut de la Commission et de l’article 14 de ses Règles de fonctionnement. La Commission n’est donc tenue de prendre en considération que les documents traduits dans l’une des langues officielles d’INTERPOL.

La Commission commence par vérifier la recevabilité de la requête, puis informe le demandeur de sa décision au plus tard un mois après la réception de celle-ci. Au besoin, elle peut inviter le demandeur à fournir des informations ou des documents complémentaires à l’appui de sa requête.

Chaque requête doit satisfaire aux conditions suivantes (article 30 des Règles de fonctionnement de la Commission) :

1) la requête comporte un courrier ou un formulaire de demande de la CCF, signé par le demandeur, envoyé par courriel et expliquant son objet ;

2) elle est rédigée dans une des langues de travail de l’Organisation (anglais, arabe, espagnol et français) ;

3) elle émane de la personne qu’elle concerne ou de son (ses) mandataires dûment constitués ;

4) la requête est accompagnée de la copie lisible et non expurgée d’un document d’identité du demandeur, dans le but d’établir son identité avec exactitude. Lorsque le demandeur est une entité, le nom complet, la date de constitution ou d’immatriculation, le numéro d’immatriculation officiel (s’il en existe un) et l’adresse officielle sont indiqués.

lorsque le demandeur est représenté par un représentant légal :

• la requête est accompagnée d’une déclaration écrite qui en atteste, ou d’un certificat confirmant que le demandeur est représenté par un mandataire dûment constitué ;
• la requête est accompagnée d’un pouvoir signé par le demandeur, autorisant ledit mandataire à accéder aux informations le concernant éventuellement enregistrées dans les fichiers d’INTERPOL.

dans le cas d’une demande de rectification ou d’effacement ou d’une demande de révision :

En plus de satisfaire aux conditions préalables indiquées au point a), les demandes de rectification ou d’effacement et les demandes de révision doivent être accompagnées des documents suivants :

• un exposé succinct des arguments sur lesquels se fonde la demande, renvoyant expressément à tout document pertinent joint sous la forme prévue par le Secrétariat ;
• le demandeur est également invité à joindre à l’exposé succinct de ses arguments toute annexe pertinente supplémentaire, conformément à ce qui est indiqué dans le « Formulaire de demande » disponible sur le site Web d’INTERPOL⁵.

lorsque le demandeur est une entité :

La requête est accompagnée de documents montrant que la personne ayant fait la demande pour le compte de l’entité a qualité pour représenter celle-ci ou est habilitée à le faire, par exemple un extrait du registre de la Chambre de commerce ou du compte rendu d’une réunion des organes dirigeants.

La Commission peut conclure à l’irrecevabilité d’une requête dans les cas suivants :

• la partie ne communique pas les informations demandées dans le délai indiqué par la Commission, à moins que celle-ci ne reconnaisse que le caractère exceptionnel de la situation nécessite une certaine souplesse⁶ ;

• la requête sort de son domaine de compétence, tel que défini dans son Statut ;

• la requête est manifestement abusive⁷ ou est essentiellement la même qu’une autre, examinée précédemment par la Commission, et ne contient pas d’éléments nouveaux⁸.

La Commission consulte le Secrétariat général d’INTERPOL afin de déterminer s’il existe, dans le Système d’information d’INTERPOL, des données concernant le demandeur. Dans le cas des demandes d’accès, la Commission consulte ensuite le propriétaire des informations contenues dans le Système d’information d’INTERPOL, autrement dit la source des données⁹ (article 35(2) du Statut de la Commission), avant de divulguer l’existence ou l’absence d’informations dans le Système d’information d’INTERPOL.

De plus, dans le cas des demandes de rectification et d’effacement et des demandes de révision, la Commission peut consulter le Secrétariat général d’INTERPOL ou toute autre entité appropriée afin d’obtenir des informations ou des précisions¹⁰.

En principe, les requêtes sont traitées dans l’ordre de leur arrivée et selon leur recevabilité. Toutefois, la Commission est parfois confrontée à des urgences qui nécessitent une décision rapide. Dans ce cas, elle peut prendre des mesures provisoires¹¹, conformément à l’article 37 de son Statut. Ce peut être le cas lorsque l’extradition du demandeur est manifestement imminente, lorsque le demandeur est placé en détention en raison de données contenues dans les fichiers d’INTERPOL, ou lorsque le demandeur bénéficie d’un statut de protection. Toutefois, même dans ces cas, la Commission peut estimer nécessaire de procéder à des vérifications supplémentaires avant de prendre des mesures provisoires.

Afin de pouvoir gérer la situation dans les meilleurs délais, la Commission peut également déléguer des pouvoirs à un ou plusieurs de ses membres (Président, Rapporteur) afin qu’ils prennent des décisions entre ses sessions¹², conformément à l’article 17 de son Statut et à l’article 19(3) de ses Règles de fonctionnement.

La Commission s’efforce de prendre ses décisions dans un délai raisonnable, en adoptant des procédures simplifiées pour certains types de demandes, en adaptant ses méthodes de travail et en se réunissant plus souvent et pour une durée plus longue chaque année. Toutefois, les demandes qui lui sont présentées nécessitent souvent l’examen d’arguments juridiques approfondis et de nombreux documents, fournis par les demandeurs.

Selon l’article 40 de son Statut, la Commission se prononce sur les demandes d’accès dans un délai de quatre mois et sur les demandes d’effacement dans un délai de neuf mois à compter de la date à laquelle la requête a été déclarée recevable. En vertu du même article, la Commission peut décider que les circonstances entourant une requête justifient une prorogation de ces délais.

La Commission communique sa décision au Secrétariat général d’INTERPOL par écrit dans un délai d’un mois à compter de la date à laquelle elle a été prise. Lorsque la Commission décide que les informations liées à une requête doivent être mises à jour, rectifiées ou effacées, le Secrétariat général d’INTERPOL met en œuvre cette décision dans un délai d’un mois à compter de sa réception, sauf si des précisions sont nécessaires. Après avoir reçu ces précisions, le Secrétariat général d’INTERPOL met en œuvre la décision concernée dans les meilleurs délais.

À partir de la mise en œuvre, la Commission dispose d’un délai d’un mois pour communiquer sa décision définitive aux parties à l’affaire.

La procédure applicable aux demandes d’accès aux fichiers d’INTERPOL est résumée dans le diagramme joint en annexe I.

À ce stade, différents types de réponses sont possibles selon qu’il existe ou non des données dans le Système d’information d’INTERPOL et selon les éventuelles restrictions demandées par les pays consultés :

• Le demandeur peut être informé de l’existence ou de l’absence de données le concernant dans le Système d’information d’INTERPOL ;
• Si de telles données existent, elles peuvent être divulguées au demandeur ;
• Le demandeur peut également être invité à contacter les autorités compétentes d’un pays déterminé afin que les mesures appropriées soient prises au niveau national.

De plus, la Commission suit les étapes indiquées dans la rubrique 2.3 en cas de demande de rectification, que celle-ci soit présentée seule ou qu’elle accompagne une demande d’accès.

Après avoir suivi les étapes indiquées dans la rubrique 2.1 ou en même temps que celles-ci, la Commission procède à l’examen juridique des demandes de rectification ou d’effacement de données. La procédure applicable à ces demandes est résumée dans le diagramme joint en annexe II.

La nature et l’étendue des vérifications effectuées par la Commission, dans le cas des demandes de rectification ou d’effacement de données enregistrées dans le Système d’information d’INTERPOL, dépendent de la nature de la requête individuelle et des données contestées.

L’examen commence généralement par l’analyse des principaux arguments de la partie, au regard de la réglementation d’INTERPOL et sur la base des informations dont dispose la Commission. La Commission prend ainsi en compte les éléments et documents fournis par le demandeur à l’appui de sa requête, ainsi que tous autres éléments enregistrés dans le Système d’information d’INTERPOL et les réponses de tout autre B.C.N. ou de tout tiers mentionné dans la requête ou directement concerné par les arguments invoqués par le demandeur. Le cas échéant, la Commission peut également, de sa propre initiative, vérifier certains points qu’elle a relevés dans le cadre de son analyse.

Dans ce cadre, la Commission peut consulter le Secrétariat général d’INTERPOL, la source des données ainsi que tout autre pays concerné par les éléments présentés dans la requête. Au besoin, elle peut également inviter une nouvelle fois le demandeur à fournir des informations complémentaires.

La Commission s’efforce de tenir informées les parties qui le demandent de l’état d’avancement de l’affaire et de la procédure. Lorsque c’est possible et/ou le cas échéant, le demandeur est informé, au cours de l’examen de la requête, des principales données le concernant qui figurent dans le Système d’information d’INTERPOL et est invité à fournir toutes les informations complémentaires jugées nécessaires.

Lorsque l’affaire soulève d’importants problèmes de conformité avant qu’une décision définitive soit rendue, la Commission peut décider de toute mesure de précaution appropriée.

Lorsqu’elle rend sa définition définitive, si la Commission constate que des données n’ont pas été traitées conformément à la réglementation applicable, elle peut également décider de mesures rectificatives appropriées.

Lorsque la Commission constate que les données contestées ne sont pas conformes à la réglementation d’INTERPOL, le Secrétariat général d’INTERPOL met en œuvre les mesures rectificatives décidées par la Commission, les décisions de celle-ci liant l’Organisation (article 26(1) du Statut de la Commission).

Les parties à une affaire peuvent demander la révision d’une décision de la Commission les concernant. Le demandeur est invité à utiliser le formulaire à cet effet qui est disponible sur le site Web d’INTERPOL, dans la partie consacrée à la Commission. Lorsqu’elle reçoit une nouvelle demande, la Commission établit un accusé de réception pour le demandeur ou la source des données, dans lequel elle rappelle les conditions énoncées à l’article 42 de son Statut, et donne la possibilité au demandeur ou à la source des données de modifier ses déclarations en conséquence.

Selon l’article 42 du Statut de la Commission, une demande de révision d’une décision rendue par celle-ci n’est prise en compte que si elle satisfait à l’ensemble des critères suivants :

1) une demande ne peut être présentée que dans les cas où a été découvert un fait qui aurait pu conduire la Commission à une conclusion différente si ce fait avait été connu au moment où la requête a été traitée, et

2) les éléments nouveaux sont présentés dans les six mois suivant la découverte du fait en question.

Dans les cas suivants, la Commission considère généralement que la demande de révision ne satisfait pas aux conditions énoncées à l’article 42 de son Statut :

• La Commission a établi que les éléments présentés par le demandeur/le B.C.N. à l’appui de sa demande étaient connus au moment où elle a examiné l’affaire.
• Bien qu’un élément puisse être présenté par le demandeur/le B.C.N. et être considéré comme un fait nouveau, la Commission peut estimer que cet élément n’est pas de nature à remettre en cause sa décision.
• Les éléments « nouveaux » sont présentés plus de six mois après que le demandeur en a pris connaissance, sans qu’une explication adéquate ne soit fournie.
• Le demandeur/le B.C.N. indique qu’il est simplement en désaccord avec la décision qui a été prise dans l’affaire le concernant.